Egy hatékony üzleti levél írása
Felelősségteljes hangnemet használjon: Tartogassa a laza, csevegő nyelvezetet az e-mailre – a nyomtatott üzleti levél legyen barátságos, de annál professzionálisabb. Ahogy Scott Ober javasolja Contemporary Business Communication című könyvében: “Az üzleti levélírónak olyan általános hangnemre kell törekednie, amely magabiztos, udvarias és őszinte; amely megfelelően használja a hangsúlyt és az alárendelést; amely megkülönböztetésmentes nyelvezetet tartalmaz; amely hangsúlyozza a “te” hozzáállást; és amely megfelelő nehézségi szinten van megírva”. Ennek ellenére ügyeljen arra, hogy úgy hangozzék, mintha önmaga lenne – nem akarja, hogy a levelét úgy olvassa, mintha egy gép írta volna.
Írjon világosan: A leveled elején fogalmazd meg az álláspontodat. A félreértések elkerülése érdekében használjon egyenes, tömör nyelvezetet. Hagyja ki a szakzsargont, és helyette válasszon élénk, aktív szavakat, hogy lekösse az olvasó figyelmét.
Az információkat logikusan rendszerezze: Csoportosítsa a kapcsolódó információkat külön bekezdésekbe. Egy hosszú, információkkal teli levélben fontolja meg az információk alcímekkel ellátott szakaszokba szervezését. Érdemes kiemelni a kulcsszavakat, hogy “kiemelje” őket – ez a technika a legtöbb szövegszerkesztő programmal és színes multifunkciós nyomtatóval lehetséges.
Használja a színeket a szövegben lévő szavak kiemelésére: Könnyű néhány szót színnel kiemelni, hogy felhívja rájuk a figyelmet. Csak válassza ki a típust, és kattintson a Betűszín gomb jobb oldalán lévő nyílra, válassza ki a kívánt színt, majd kattintson a gombra. Vagy próbáljon meg kiemelni néhány szót a szövegben. Jelölje ki a kiemelni kívánt típust, majd kattintson a Kiemelés gombra. Megjegyzés: Ha a dokumentum kinyomtatni kívánt részeit kívánja kiemelni, használjon világos színt, például sárgát, világoszöldet vagy világoskéket. Ha el kívánja távolítani a kiemelést, jelölje ki a szöveget, és kattintson újra a Kiemelés gombra.
AutoText automatizálja a szín (vagy bármilyen betűstílus) alkalmazását, ami egyébként számos kattintást vagy parancsot igényelne. Tegyük fel, hogy olyan jelentést készít, amely összehasonlítja a szervezet teljesítményét a versenytársakéval. A Word képes automatikusan kiszínezni a vállalat nevét minden egyes alkalommal, amikor az megjelenik, így ezek a bejegyzések könnyen megtalálhatók lesznek.
Legyen meggyőző: Rögtön pozitív kapcsolatot alakítson ki az olvasóval. Ha van valamilyen kapcsolatod az olvasóval – például már találkoztatok korábban, vagy van egy közös kollégátok – említsd meg a bevezető bekezdésben. Akár úgy gondolja, hogy az olvasó egyet fog érteni a levele lényegével, akár nem, fontos, hogy közös nevezőre jusson, és ebből kiindulva építse fel az ügyét.
Ismerje meg eléggé az olvasóját ahhoz, hogy előre tudja, hogyan fog reagálni, amikor elolvassa a levelét. Térjen ki az igényeire, kívánságaira vagy egy konkrét problémára, majd vázolja fel a megoldását. Bizonyítsd be példákkal és/vagy szakértői véleményekkel, hogy alátámaszd az álláspontodat. Ügyeljen a barátságos hangnemre.
Levelét “cselekvésre való felhívással” zárja. Fogalmazza meg világosan, hogy az olvasónak mit kell tennie vagy hinnie a kívánt megoldás eléréséhez, majd mondja meg, hogy Ön, az író, mit szándékozik tenni a következőkben a folytatás érdekében.
Lenőrizze levelét: Minden gondos kidolgozás és nyomtatás nem fedheti el a helyesírási vagy írásjel-hibákat, amelyek maradandó negatív benyomást hagynak maguk után.
Most, hogy megtanulta a hatékony üzleti levél megírásának titkait, készen áll a fogalmazásra. Sok szerencsét!
Még több tippet a kisvállalkozásához, nézze meg a Kisvállalkozói betekintésünket.