Come compilare il modulo 940 per le tasse federali di disoccupazione
Una delle tue responsabilità come datore di lavoro è quella di pagare le tasse di disoccupazione in modo che i dipendenti possano avere le indennità di disoccupazione se vengono licenziati dal lavoro. Le tasse sull’assicurazione del lavoro sono raccolte dall’IRS e dagli stati, che distribuiscono le indennità di disoccupazione agli ex dipendenti.
Chi paga le tasse di disoccupazione?
I dipendenti non devono pagare le tasse di disoccupazione; le aziende pagano le tasse in base alla paga lorda dei dipendenti ogni giorno di paga.
La vostra azienda dovrà mettere da parte un importo ogni giorno di paga e pagare le tasse alla scadenza. Lei deve anche presentare un rapporto annuale sugli importi dell’imposta di disoccupazione dovuti e pagati. Questo rapporto è l’IRS Form 940.
Come e quando pagare le tasse di disoccupazione
I datori di lavoro devono pagare le tasse di disoccupazione (FUTA tax), basate sui salari/salari dei dipendenti, e devono presentare il Form 940-Federal Employer Unemployment (FUTA) Tax Return che mostra l’ammontare delle tasse di disoccupazione dovute per l’anno precedente, l’ammontare già pagato, e l’ammontare dovuto.
Il modulo 940 è dovuto il 31 gennaio di ogni anno per l’anno precedente. Se l’importo dell’imposta federale di disoccupazione dovuta per l’anno è stato pagato, la data di scadenza del modulo 940 è il 10 febbraio. Se una di queste date è un giorno festivo o un fine settimana, si ha tempo fino al giorno lavorativo successivo. Controllate questo calendario mese per mese delle imposte sui salari per le date di scadenza dell’anno in corso.
Modulo 940 e imposte statali sulla disoccupazione
L’aliquota fiscale FUTA standard è del 6% sui primi 7.000 dollari di salario di un dipendente soggetto all’imposta FUTA. Questo 6% è poi ridotto fino al 5,4% per dare un credito allo stato in cui si fanno affari per le tasse di disoccupazione dello stato. Così l’imposta federale FUTA dopo l’applicazione del credito è dello 0,6%.
Generalmente, hai diritto al massimo credito statale se hai pagato le tue tasse di disoccupazione statali per intero in tempo, e lo stato non è determinato per essere uno stato di riduzione del credito.
Alcuni stati prendono prestiti contro il loro credito fiscale federale FUTA. Se uno stato non ripaga questi prestiti in modo tempestivo, il loro credito d’imposta FUTA viene ridotto. Per esempio, uno stato potrebbe avere una riduzione del credito dello 0,3%, il che significa che le imprese nello stato otterrebbero solo un credito FUTA del 5,1%, e devono pagare lo 0,3% aggiuntivo per arrivare all’aliquota fiscale FUTA del 6%.
Al momento, l’unico stato con riduzione del credito sono le Isole Vergini Americane. Per maggiori informazioni, leggete questo articolo dell’IRS sulla riduzione del credito FUTA.
Salari inclusi nel calcolo dell’imposta FUTA
L’IRS dice che le tasse FUTA sono calcolate sui “salari” dei dipendenti, ma questo è vago. I calcoli delle tasse FUTA sono la maggior parte dei pagamenti ai dipendenti, ma ci sono molte eccezioni. Rimborsi chilometrici, premi assicurativi e altri fringe benefit non sono inclusi nell’imposta FUTA.
Prima di eseguire questo calcolo, controllate per assicurarvi di includere ed escludere i pagamenti corretti. Puoi trovare queste informazioni nelle pubblicazioni IRS 15 e 15-A.
In alcuni stati, i salari soggetti all’imposta statale sulla disoccupazione sono diversi dai salari soggetti all’imposta FUTA. Alcuni stati escludono alcuni tipi di salari dall’imposta FUTA (per esempio, i salari pagati ai funzionari aziendali, alcuni pagamenti di indennità di malattia da parte dei sindacati, e alcuni fringe benefits). In questi casi, potreste dover depositare più dello 0,6% di tassa FUTA.
Di cosa avrete bisogno per completare il modulo 940
Compilare il modulo 940 è semplice una volta che avete raccolto le informazioni richieste. L’unica parte che potrebbe non essere chiara sono le sezioni relative all’interazione tra le tasse di disoccupazione statali e il programma federale di disoccupazione.
Informazioni necessarie
Informazioni sulla tua azienda: Employer Identification Number, nome, nome commerciale e indirizzo della vostra azienda.
Informazioni per calcolare la FUTA Tax:
- Pagamenti totali a tutti i dipendenti per l’anno solare
- Pagamenti esenti dalla FUTA Tax (e categorie)
Informazioni per determinare gli adeguamenti:
- Salari imponibili FUTA esclusi dall’imposta statale sulla disoccupazione
Completamento del modulo 940
La parte 1 del modulo 940 richiede tre risposte riguardanti le imposte statali sulla disoccupazione:
Linea 1a. Inserisca l’abbreviazione del suo stato se ha dovuto pagare l’imposta di disoccupazione statale in un solo stato.
Linea 1b. Se sei un datore di lavoro multistato, devi compilare la Tabella A del Modulo 940, che elenca ogni stato in cui hai dipendenti e include i salari imponibili FUTA per quello stato, un tasso di riduzione, la riduzione del credito per quello stato, e una riduzione totale del credito.
Riga 2. Dovete anche compilare la Tabella A del modulo 940 se avete pagato salari in uno stato che è soggetto a riduzione del credito (vedere la spiegazione sopra).
La parte 2 del modulo 940 determina la vostra imposta FUTA prima degli aggiustamenti.
Riga 3. I pagamenti totali a tutti i dipendenti per l’anno solare.
Riga 4. Pagamenti totali esenti da FUTA Tax e il tipo di pagamento.
Line 5. Pagamenti totali in eccesso di $7,000 per l’anno.
Linea 6. Linea 4 + Linea 5.
Linea 7. Salari totali imponibili FUTA. Linea 3 – Linea 6.
Linea 8. FUTA Tax linea 7 x 0.006.
Ecco un modo veloce per calcolare il tuo debito d’imposta FUTA per l’anno, con un esempio:
Moltiplicare il tetto d’imposta FUTA di $7,000 x l’aliquota fiscale di 0.060:
$7,000 x 0.060 = $420
Moltiplicare il risultato per il numero di impiegati (supponendo che tutti gli impiegati guadagnino almeno $7,000 per l’anno):
$420 x 8 impiegati = $3,360
Questo è il tuo debito totale FUTA nella prima parte del modulo 940.
Ma questo importo potrebbe aver bisogno di essere aggiustato considerando la situazione del credito FUTA del tuo stato.
La parte 3 del modulo 940 calcola gli aggiustamenti per le tasse statali sulla disoccupazione, incluse le riduzioni di credito. Se hai pagato in uno o più fondi di disoccupazione statali idonei, dovresti aggiustare l’importo dovuto alla disoccupazione federale.
La parte 4 calcola qualsiasi saldo dovuto o sottopagamenti per l’anno precedente.
La parte 5 riporta il tuo debito d’imposta per trimestre se l’importo annuale è più di $500.
La parte 6 richiede informazioni su un terzo designato (dipendente, preparatore d’imposta pagato, o un’altra persona) che può parlare per la tua azienda in questa materia.
La parte 7 richiede la vostra firma. Ricordate che state affermando che tutto è vero e corretto in questo documento.
Quando avete determinato l’ammontare dell’imposta FUTA dovuta, dovete mostrare quanto è già stato pagato e quanto è ancora dovuto. Lei è responsabile del pagamento dell’importo ancora dovuto, nel momento in cui presenta il modulo 940.
Se ha ulteriori domande su come completare il modulo 940 dell’IRS, veda le Istruzioni dell’IRS per il modulo 940.
Pagare le tasse FUTA
Potrebbe essere necessario pagare la sua tassa annuale FUTA in uno o più depositi durante l’anno, a seconda dell’importo che deve. Controlli l’importo che deve per le tasse FUTA prima della fine di ogni trimestre.
Se il suo debito d’imposta FUTA è di $500 o meno in un trimestre, lo riporti al trimestre successivo, facendo un deposito quando il suo debito è di $500 o più. Devi fare un deposito entro l’ultimo giorno del mese dopo la fine del trimestre.
Se il tuo debito d’imposta FUTA totale per l’anno è di $500 o meno, puoi pagare tramite deposito o con il tuo modulo 940 entro il 31 gennaio.
Devi fare depositi FUTA elettronicamente, usando il sistema elettronico di pagamento dell’imposta federale (EFTPS).
Le tasse di disoccupazione statali sono complicate, e le leggi di ogni stato sono diverse. Questo articolo è una panoramica generale, non informazioni dettagliate sul modulo 940. Fatti aiutare da un servizio paghe o da un professionista delle tasse per completare questo modulo.