Cómo completar el formulario 940 para los impuestos federales de desempleo
Una de sus responsabilidades como empleador es pagar los impuestos de desempleo para que los empleados puedan tener beneficios de desempleo si son despedidos del empleo. Los impuestos del seguro de empleo son recaudados por el IRS y por los estados, que distribuyen los beneficios de desempleo a los ex empleados.
¿Quién paga los impuestos de desempleo?
Los empleados no tienen que pagar el impuesto de desempleo; las empresas pagan el impuesto basado en el salario bruto de los empleados cada día de pago.
Su negocio tendrá que apartar una cantidad cada día de pago y pagar el impuesto a su vencimiento. También debe presentar un informe anual sobre los importes del impuesto al desempleo adeudados y pagados. Ese informe es el formulario 940 del IRS.
Cómo y cuándo pagar los impuestos de desempleo
Los empleadores deben pagar el impuesto de desempleo (impuesto FUTA), basado en los sueldos/salarios de los empleados, y deben presentar el formulario 940-Federal Employer Unemployment (FUTA) Tax Return que muestra la cantidad de impuesto de desempleo adeudado para el año anterior, la cantidad ya pagada, y la cantidad adeudada.
El formulario 940 debe presentarse el 31 de enero de cada año para el año anterior. Si se ha pagado el importe del impuesto federal sobre el desempleo correspondiente al año, la fecha de vencimiento del formulario 940 es el 10 de febrero para presentarlo. Si cualquiera de estas fechas es un día festivo o un fin de semana, tiene hasta el siguiente día hábil para presentar. Revise este calendario de impuestos sobre la nómina mes a mes para conocer las fechas de vencimiento del año en curso.
Formulario 940 e Impuestos Estatales de Desempleo
La tasa estándar de impuestos FUTA es del 6% sobre los primeros $7,000 de los salarios de un empleado sujetos a impuestos FUTA. Este 6% se reduce hasta un 5,4% para dar un crédito al estado en el que usted hace negocios para los impuestos de desempleo del estado. Por lo tanto, el impuesto federal FUTA después de aplicar el crédito es del 0,6%.
Generalmente, usted tiene derecho al crédito estatal máximo si pagó sus impuestos estatales por desempleo en su totalidad y a tiempo, y el estado no está determinado a ser un estado de reducción de crédito.
Algunos estados toman préstamos contra su crédito fiscal federal FUTA. Si un estado no devuelve estos préstamos a tiempo, su crédito fiscal FUTA se reduce. Por ejemplo, un estado puede tener una reducción de crédito del 0,3%, lo que significa que las empresas del estado sólo obtendrían un crédito FUTA del 5,1%, y deben pagar el 0,3% adicional para llegar al tipo impositivo FUTA del 6%.
En la actualidad, el único estado con reducción de crédito es las Islas Vírgenes de EE.UU. Para más información, lea este artículo del IRS sobre la reducción del crédito FUTA.
Salarios incluidos en el cálculo del impuesto FUTA
El IRS dice que los impuestos FUTA se calculan sobre los «salarios» de los empleados, pero esto es vago. Los cálculos de impuestos FUTA son la mayoría de los pagos a los empleados, pero hay muchas excepciones. Los reembolsos de kilometraje, las primas de seguro y otros beneficios complementarios no se incluyen en el impuesto FUTA.
Antes de ejecutar este cálculo, compruebe que está incluyendo y excluyendo los pagos correctos. Puede encontrar esta información en las publicaciones 15 y 15-A del IRS.
En algunos estados, los salarios sujetos al impuesto estatal sobre el desempleo son diferentes de los salarios sujetos al impuesto FUTA. Algunos estados excluyen algunos tipos de salarios del impuesto FUTA (por ejemplo, los salarios pagados a los directivos de las empresas, ciertos pagos de la paga por enfermedad por parte de los sindicatos y ciertas prestaciones complementarias). En estos casos, es posible que tenga que depositar más del 0,6% del impuesto FUTA.
Lo que necesitará para completar el Formulario 940
Cumplimentar el Formulario 940 es sencillo una vez que haya reunido la información requerida. La única parte que podría no ser clara son las secciones relacionadas con la interacción entre los impuestos estatales de desempleo y el programa federal de desempleo.
Información necesaria
Información sobre su negocio: Número de identificación del empleador, nombre, nombre comercial y dirección de su empresa.
Información para calcular el Impuesto FUTA:
- Total de pagos a todos los empleados del año natural
- Pagos exentos del Impuesto FUTA (y categorías)
Información para determinar los ajustes:
- Salarios imponibles FUTA excluidos del impuesto estatal sobre el desempleo
Cumplimentación del formulario 940
La parte 1 del formulario 940 requiere tres respuestas relativas a los impuestos estatales sobre el desempleo:
Línea 1a. Introduzca la abreviatura de su estado si ha tenido que pagar el impuesto estatal sobre el desempleo en un solo estado.
Línea 1b. Si usted es un empleador de varios estados, debe completar el Anexo A del Formulario 940, que enumera cada estado donde tiene empleados e incluye los salarios imponibles FUTA para ese estado, una tasa de reducción, la reducción de crédito para ese estado y una reducción de crédito total.
Línea 2. También debe completar el Anexo A del Formulario 940 si pagó salarios en un estado que está sujeto a la reducción de crédito (vea la explicación anterior).
La parte 2 del Formulario 940 determina su impuesto FUTA antes de los ajustes.
Línea 3. El total de pagos a todos los empleados para el año natural.
Línea 4. El total de pagos exentos del Impuesto FUTA y el tipo de pago.
Línea 5. Total de pagos superiores a 7.000 dólares en el año.
Línea 6. Línea 4 + Línea 5.
Línea 7. Total de salarios FUTA imponibles. Línea 3 – Línea 6.
Línea 8. Línea 7 de impuestos FUTA x 0,006.
Aquí tiene una forma rápida de calcular su deuda tributaria FUTA para el año, con un ejemplo:
Multiplique el tope de impuestos FUTA de $7.000 x el tipo impositivo de 0,060:
$7.000 x 0.060 = $420
Multiplique el resultado por el número de empleados (asumiendo que todos los empleados ganan por lo menos $7,000 para el año):
$420 x 8 empleados = $3,360
Esa es su responsabilidad total de FUTA en la primera parte de la Forma 940.
PERO, esta cantidad puede necesitar ser ajustada considerando la situación del crédito FUTA de su estado.
La parte 3 del Formulario 940 calcula los ajustes para los impuestos estatales por desempleo incluyendo las reducciones de crédito. Si usted pagó en uno o más fondos estatales de desempleo elegibles, debe ajustar la cantidad adeudada al desempleo federal.
La Parte 4 calcula cualquier saldo adeudado o pagos insuficientes para el año anterior.
La parte 5 informa de su obligación tributaria por trimestre si el importe anual es superior a 500 dólares.
La parte 6 solicita información sobre un tercero designado (empleado, preparador de impuestos pagado u otra persona) que pueda hablar en nombre de su empresa en este asunto.
La parte 7 requiere su firma. Recuerde que está afirmando que todo es verdadero y correcto en este documento.
Cuando haya determinado la cantidad de la contribución FUTA que se debe, debe mostrar cuánto se ha pagado ya y cuánto se debe todavía. Usted es responsable de pagar la cantidad que aún se debe, al momento de presentar el Formulario 940.
Si tiene más preguntas sobre cómo completar el Formulario 940 del IRS, vea las Instrucciones del IRS para el Formulario 940.
Cómo pagar la contribución FUTA
Es posible que tenga que pagar su contribución FUTA anual en uno o más depósitos durante el año, dependiendo de la cantidad que deba. Verifique la cantidad que debe por concepto de impuestos FUTA antes del final de cada trimestre.
Si su obligación de pago de impuestos FUTA es de $500 o menos en un trimestre, páselo al siguiente trimestre, haciendo un depósito cuando su obligación sea de $500 o más. Debe hacer un depósito antes del último día del mes siguiente al final del trimestre.
Si su obligación tributaria FUTA total para el año es de 500 dólares o menos, puede pagar mediante depósito o con su Formulario 940 antes del 31 de enero.
Debe hacer los depósitos FUTA electrónicamente, utilizando el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS).
Los impuestos estatales sobre el desempleo son complicados, y las leyes de cada estado son diferentes. Este artículo es una visión general, no una información detallada sobre el formulario 940. Obtenga ayuda de un servicio de nóminas o de un profesional de impuestos para completar este formulario.