Écrire une lettre d’affaires efficace
Utiliser un ton professionnel : Gardez le langage décontracté et bavard pour les e-mails – votre lettre d’affaires imprimée doit être amicale mais plus professionnelle. Comme le suggère Scott Ober dans son livre Contemporary Business Communication, « le rédacteur d’affaires doit s’efforcer d’adopter un ton général qui soit confiant, courtois et sincère ; qui utilise l’emphase et la subordination de manière appropriée ; qui contient un langage non discriminatoire ; qui souligne l’attitude « vous » ; et qui est écrit à un niveau de difficulté approprié. » Cela dit, assurez-vous de vous ressembler – vous ne voulez pas que votre lettre se lise comme si une machine l’avait écrite.
Écrivez clairement : Exposez votre point de vue dès le début de votre lettre. Pour éviter tout malentendu, utilisez un langage direct et concis. Laissez tomber le jargon industriel et choisissez plutôt des mots vivants et actifs pour retenir l’attention de votre lecteur.
Organisez vos informations de manière logique : Regroupez les informations connexes dans des paragraphes distincts. Dans une lettre longue et riche en informations, pensez à organiser les informations en sections avec des sous-titres. Vous pouvez mettre en évidence les mots clés pour les faire » sauter » – cette technique est possible avec la plupart des programmes de traitement de texte et votre imprimante multifonction couleur.
Utilisez la couleur pour mettre en valeur les mots dans le texte : Il est facile de mettre quelques mots en couleur pour attirer l’attention sur eux. Il suffit de sélectionner le type et de cliquer sur la flèche à droite du bouton Couleur de police, de choisir la couleur que vous voulez, puis de cliquer sur le bouton. Ou bien, essayez de mettre en évidence quelques mots dans le texte. Sélectionnez le type que vous souhaitez mettre en évidence, puis cliquez sur le bouton Mettre en évidence. Remarque : lorsque vous mettez en évidence des parties d’un document que vous avez l’intention d’imprimer, utilisez une couleur claire comme le jaune, le vert clair ou le bleu clair. Si vous souhaitez supprimer la mise en évidence, sélectionnez le texte et cliquez à nouveau sur le bouton Mettre en évidence.
AutoText automatise l’application de la couleur (ou de tout style de type), ce qui nécessiterait habituellement de nombreux clics ou commandes. Disons que vous créez un rapport qui compare les performances de votre organisation à celles de votre concurrent. Word peut automatiquement colorer le nom de votre entreprise chaque fois qu’il apparaît, ce qui permet de localiser facilement ces entrées.
Soyez persuasif : Établissez d’emblée une relation positive avec votre lecteur. Si vous avez un lien avec le lecteur – vous vous êtes déjà rencontrés ou avez un collègue commun, par exemple – mentionnez-le dans votre paragraphe d’introduction. Que vous pensiez que votre lecteur sera d’accord ou non avec le point de votre lettre, il est important de trouver un terrain d’entente et de construire votre argumentation à partir de là.
Comprenez suffisamment bien votre lecteur pour anticiper sa réaction à la lecture de votre lettre. Répondez à ses besoins ou à ses souhaits, ou à un problème spécifique, puis exposez votre solution. Fournissez des preuves sous forme d’exemples et/ou d’avis d’experts pour étayer votre point de vue. Veillez à conserver un ton amical.
Concluez votre lettre par un « appel à l’action ». Énoncez clairement ce que votre lecteur doit faire ou croire pour obtenir la solution souhaitée, puis indiquez ce que vous, l’auteur, avez l’intention de faire ensuite pour y donner suite.
Lisez attentivement votre lettre : Tous vos soins de rédaction et d’impression ne peuvent pas couvrir les erreurs d’orthographe ou de ponctuation, qui laissent une impression négative durable.
Maintenant que vous avez appris les secrets de la rédaction d’une lettre d’affaires efficace, vous êtes prêt à commencer à composer. Bonne chance!
Pour d’autres conseils pour votre petite entreprise, consultez nos Perspectives pour les petites entreprises.