Comment remplir le formulaire 940 pour les impôts fédéraux sur le chômage
L’une de vos responsabilités en tant qu’employeur est de payer les impôts sur le chômage afin que les employés puissent bénéficier d’allocations de chômage s’ils sont licenciés. Les taxes d’assurance-emploi sont collectées par l’IRS et par les États, qui distribuent les prestations de chômage aux anciens employés.
Qui paie les taxes de chômage?
Les employés ne doivent pas payer la taxe de chômage ; les entreprises paient la taxe sur la base du salaire brut des employés chaque jour de paie.
Votre entreprise devra mettre de côté un montant chaque jour de paie et payer la taxe à échéance. Vous devez également soumettre un rapport annuel sur les montants de l’impôt sur le chômage dus et payés. Ce rapport est le formulaire 940 de l’IRS.
Comment et quand payer l’impôt sur le chômage
Les employeurs doivent payer l’impôt sur le chômage (FUTA tax), basé sur les salaires des employés, et doivent soumettre le formulaire 940-Federal Employer Unemployment (FUTA) Tax Return indiquant le montant de l’impôt sur le chômage dû pour l’année précédente, le montant déjà payé et le montant dû.
Le formulaire 940 est dû le 31 janvier de chaque année pour l’année précédente. Si le montant de l’impôt fédéral sur le chômage dû pour l’année a été payé, la date d’échéance du formulaire 940 est le 10 février pour le déposer. Si l’une de ces dates est un jour férié ou un week-end, vous avez jusqu’au jour ouvrable suivant pour le faire. Consultez ce calendrier mensuel des charges sociales pour connaître les dates d’échéance de l’année en cours.
Formulaire 940 et taxes de chômage de l’État
Le taux d’imposition FUTA standard est de 6 % sur les premiers 7 000 $ du salaire d’un employé soumis à la taxe FUTA. Ce taux de 6 % est ensuite réduit d’un maximum de 5,4 % afin d’accorder un crédit à l’État où vous exercez votre activité pour les taxes de chômage de cet État. Ainsi, l’impôt fédéral FUTA après l’application du crédit est de 0,6%.
Généralement, vous avez droit au crédit maximum de l’État si vous avez payé vos impôts sur le chômage de l’État en totalité et à temps, et l’État n’est pas déterminé comme étant un État de réduction de crédit.
Certains États contractent des prêts contre leur crédit d’impôt fédéral FUTA. Si un État ne rembourse pas ces prêts en temps voulu, son crédit d’impôt FUTA est réduit. Par exemple, un État pourrait avoir une réduction de crédit de 0,3 %, ce qui signifie que les entreprises de l’État n’obtiendraient qu’un crédit FUTA de 5,1 % et qu’elles doivent payer le 0,3 % supplémentaire pour atteindre le taux d’imposition FUTA de 6 %.
À l’heure actuelle, le seul État de réduction de crédit est les îles Vierges américaines. Pour plus d’informations, lisez cet article de l’IRS sur la réduction du crédit FUTA.
Salaires inclus dans le calcul de l’impôt FUTA
L’IRS dit que les impôts FUTA sont calculés sur les « salaires » des employés, mais cela est vague. Les calculs de l’impôt FUTA sont la plupart des paiements aux employés, mais il y a de nombreuses exceptions. Les remboursements de kilométrage, les primes d’assurance et autres avantages sociaux ne sont pas inclus dans l’impôt FUTA.
Avant d’exécuter ce calcul, vérifiez que vous incluez et excluez les bons paiements. Vous pouvez trouver ces informations dans les publications 15 et 15-A de l’IRS.
Dans certains États, les salaires soumis à l’impôt d’État sur le chômage sont différents des salaires soumis à l’impôt FUTA. Certains États excluent certains types de salaires de l’impôt FUTA (par exemple, les salaires versés aux dirigeants d’entreprise, certains paiements d’indemnités de maladie par les syndicats et certains avantages sociaux). Dans ces cas, vous devrez peut-être déposer plus que la taxe FUTA de 0,6 %.
Ce dont vous aurez besoin pour remplir le formulaire 940
Compléter le formulaire 940 est simple une fois que vous avez rassemblé les informations requises. La seule partie qui pourrait ne pas être claire est les sections relatives à l’interaction entre les taxes de chômage de l’État et le programme de chômage fédéral.
Informations nécessaires
Informations sur votre entreprise : Numéro d’identification de l’employeur, nom, nom commercial et adresse de votre entreprise.
Information pour calculer la FUTA Tax:
- Total des paiements à tous les employés pour l’année civile
- Paiements exemptés de la FUTA Tax (et catégories)
Information pour déterminer les ajustements :
- Salaires FUTA imposables exclus de l’impôt d’État sur le chômage
Remplir le formulaire 940
La partie 1 du formulaire 940 nécessite trois réponses concernant les impôts d’État sur le chômage :
Ligne 1a. Inscrivez l’abréviation de votre état si vous avez dû payer l’impôt d’état sur le chômage dans un seul état.
Ligne 1b. Si vous êtes un employeur multi-états, vous devez remplir l’annexe A du formulaire 940, qui énumère chaque état où vous avez des employés et comprend les salaires imposables FUTA pour cet état, un taux de réduction, la réduction du crédit pour cet état et une réduction totale du crédit.
Ligne 2. Vous devez également remplir l’annexe A du formulaire 940 si vous avez versé des salaires dans un état soumis à une réduction de crédit (voir l’explication ci-dessus).
La partie 2 du formulaire 940 détermine votre impôt FUTA avant ajustements.
Ligne 3. Le total des paiements à tous les employés pour l’année civile.
Ligne 4. Le total des paiements exemptés de l’impôt FUTA et le type de paiement.
Ligne 5. Total des paiements dépassant 7 000 $ pour l’année.
Ligne 6. Ligne 4 + ligne 5.
Ligne 7. Total des salaires FUTA imposables. Ligne 3 – Ligne 6.
Ligne 8. Impôt FUTA ligne 7 x 0,006.
Voici une façon rapide de calculer votre impôt FUTA à payer pour l’année, avec un exemple:
Multiplier le plafond d’impôt FUTA de 7 000 $ x le taux d’imposition de 0,060:
7 000 $ x 0.060 = 420 $
Multipliez le résultat par le nombre d’employés (en supposant que tous les employés gagnent au moins 7 000 $ pour l’année):
420 $ x 8 employés = 3 360 $
C’est votre obligation totale de FUTA dans la première partie du formulaire 940.
Mais, ce montant peut devoir être ajusté compte tenu de la situation de votre État en matière de crédit FUTA.
La partie 3 du formulaire 940 calcule les ajustements pour les taxes de chômage de l’État, y compris les réductions de crédit. Si vous avez versé à un ou plusieurs fonds de chômage d’État admissibles, vous devez ajuster le montant dû au chômage fédéral.
La partie 4 calcule tout solde dû ou tout paiement insuffisant pour l’année précédente.
La partie 5 rapporte votre obligation fiscale par trimestre si le montant annuel est supérieur à 500 $.
La partie 6 demande des informations sur une tierce personne désignée (employé, préparateur d’impôt rémunéré ou autre personne) qui peut parler au nom de votre entreprise à ce sujet.
La partie 7 requiert votre signature. Rappelez-vous que vous affirmez que tout est vrai et correct dans ce document.
Lorsque vous avez déterminé le montant de l’impôt FUTA dû, vous devez indiquer combien a déjà été payé et combien est encore dû. Vous êtes responsable du paiement du montant encore dû, au moment où vous soumettez le formulaire 940.
Si vous avez d’autres questions sur la façon de remplir le formulaire 940 de l’IRS, consultez les instructions de l’IRS pour le formulaire 940.
Payer les impôts FUTA
Vous devrez peut-être payer votre impôt FUTA annuel en un ou plusieurs dépôts pendant l’année, selon le montant que vous devez. Vérifiez le montant que vous devez pour les impôts FUTA avant la fin de chaque trimestre.
Si votre obligation fiscale FUTA est de 500 $ ou moins au cours d’un trimestre, reportez-la au trimestre suivant, en effectuant un dépôt lorsque votre obligation est de 500 $ ou plus. Vous devez faire un dépôt avant le dernier jour du mois suivant la fin du trimestre.
Si votre dette fiscale FUTA totale pour l’année est de 500 $ ou moins, vous pouvez payer par dépôt ou avec votre formulaire 940 avant le 31 janvier.
Vous devez faire des dépôts FUTA par voie électronique, en utilisant le système de paiement électronique des impôts fédéraux (EFTPS).
Les impôts sur le chômage des États sont compliqués, et les lois de chaque État sont différentes. Cet article est un aperçu général et non des informations détaillées sur le formulaire 940. Demandez l’aide d’un service de paie ou d’un professionnel de l’impôt pour remplir ce formulaire.
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