Hur du fyller i formulär 940 för federal arbetslöshetsskatt
Ett av dina ansvarsområden som arbetsgivare är att betala arbetslöshetsskatt så att de anställda kan få arbetslöshetsersättning om de slutar sin anställning. Arbetslöshetsförsäkringsskatterna samlas in av IRS och av delstaterna, som delar ut arbetslöshetsförmåner till tidigare anställda.
Vem betalar arbetslöshetsskatt?
De anställda behöver inte betala arbetslöshetsskatt, utan företagen betalar skatten baserat på de anställdas bruttolöner varje lönedag.
Ditt företag kommer att behöva avsätta ett belopp varje lönedag och betala skatten när den förfaller till betalning. Du måste också lämna in en årlig rapport om de belopp av arbetslöshetsskatt som förfallit och betalats. Den rapporten är IRS Form 940.
Hur och när arbetslöshetsskatt ska betalas
Arbetsgivare måste betala arbetslöshetsskatt (FUTA-skatt), baserad på de anställdas löner/löner, och måste lämna in Form 940-Federal Employer Unemployment (FUTA) Tax Return som visar det belopp av arbetslöshetsskatt som ska betalas för det föregående året, det belopp som redan betalats och det belopp som ska betalas.
Formulär 940 ska lämnas in den 31 januari varje år för föregående år. Om det belopp av federal arbetslöshetsskatt som ska betalas för året har betalats är förfallodagen för blankett 940 den 10 februari att lämna in. Om något av dessa datum är en helgdag eller en helg har du till nästa arbetsdag på dig att lämna in din ansökan. Kontrollera denna lönebeskattningskalender månad för månad för innevarande års förfallodatum.
Formulär 940 och statliga arbetslöshetsskatter
Den vanliga FUTA-skattesatsen är 6 % på de första 7 000 US-dollarn av en anställds löner som omfattas av FUTA-skatt. Dessa 6 % minskas sedan med upp till 5,4 % för att ge en kredit till den delstat där du bedriver verksamhet för delstatens arbetslöshetsskatter. Så den federala FUTA-skatten är 0,6 % efter att krediten har tillämpats.
I allmänhet har du rätt till den maximala statliga krediten om du har betalat din statliga arbetslöshetsskatt fullt ut i tid och staten inte har fastställts vara en stat som minskar krediten.
Vissa stater tar lån mot sin federala FUTA-skattekredit. Om en stat inte återbetalar dessa lån i tid minskas deras FUTA-skattekredit. En delstat kan till exempel ha en kreditminskning på 0,3 %, vilket innebär att företagen i delstaten endast får en FUTA-kredit på 5,1 %, och de måste betala ytterligare 0,3 % för att komma upp i en FUTA-skattesats på 6 %.
För närvarande är de amerikanska Jungfruöarna den enda delstaten med kreditminskning. Mer information finns i denna artikel från IRS om FUTA Credit Reduction.
Löner ingår i FUTA-skatteberäkningen
I IRS säger att FUTA-skatterna beräknas på de anställdas ”löner”, men detta är vagt. FUTA-skatteberäkningar är de flesta betalningar till anställda, men det finns många undantag. Kilometerersättningar, försäkringspremier och andra extraförmåner ingår inte i FUTA-skatten.
Innan du kör den här beräkningen bör du kontrollera att du inkluderar och exkluderar rätt betalningar. Du hittar denna information i IRS publikationer 15 och 15-A.
I vissa stater skiljer sig de löner som omfattas av statlig arbetslöshetsskatt från de löner som omfattas av FUTA-skatt. Vissa delstater utesluter vissa typer av löner från FUTA-skatt (till exempel löner som betalas till företagsledare, vissa utbetalningar av sjuklön från fackföreningar och vissa fringe benefits). I dessa fall kan du behöva betala in mer än de 0,6 % FUTA-skatt.
Vad du behöver för att fylla i formulär 940
Det är enkelt att fylla i formulär 940 när du väl har samlat in den information som krävs. Den enda delen som kanske inte är tydlig är de avsnitt som rör samspelet mellan statliga arbetslöshetsskatter och det federala arbetslöshetsprogrammet.
Information som behövs
Information om ditt företag: Arbetsgivaridentifikationsnummer, namn, handelsnamn och adress för ditt företag.
Information för att beräkna FUTA-skatt:
- Totala utbetalningar till alla anställda under kalenderåret
- Utbetalningar som är undantagna från FUTA-skatt (och kategorier)
Information för att fastställa justeringar:
- Beskattningsbara FUTA-löner som är undantagna från statlig arbetslöshetsskatt
Ifyllande av formulär 940
I del 1 av formulär 940 krävs tre svar om statlig arbetslöshetsskatt:
Rad 1a. Ange statsförkortningen för din stat om du var tvungen att betala statlig arbetslöshetsskatt i endast en stat.
Linje 1b. Om du är en arbetsgivare som arbetar i flera delstater måste du fylla i schema A för formulär 940. Där anges varje delstat där du har anställda och där anges FUTA-skattepliktiga löner för den delstaten, en reduktionssats, kreditreduktionen för den delstaten och en total kreditreduktion.
Linje 2. Du måste också fylla i schema A för blankett 940 om du betalade löner i en stat som omfattas av kreditreduktion (se förklaringen ovan).
Del 2 av blankett 940 fastställer din FUTA-skatt före justeringar.
Linje 3. De totala utbetalningarna till alla anställda för kalenderåret.
Linje 4. Totala betalningar som är undantagna från FUTA-skatt och typ av betalning.
Linje 5. Totala betalningar som överstiger 7 000 dollar för året.
Linje 6. Rad 4 + rad 5.
Rad 7. Totala skattepliktiga FUTA-löner. Rad 3 – Rad 6.
Rad 8. FUTA-skatt rad 7 x 0,006.
Här är ett snabbt sätt att räkna ut din FUTA-skatteskuld för året, med ett exempel:
Multiplicera FUTA-skattelimiten på 7 000 dollar x skattesatsen på 0,060:
$7 000 x 0.060 = 420 dollar
Multiplicera resultatet med antalet anställda (under förutsättning att alla anställda tjänar minst 7 000 dollar för året):
420 dollar x 8 anställda = 3 360 dollar
Det är din totala FUTA-skatteskuld i den första delen av formulär 940.
Men detta belopp kan behöva justeras med tanke på din delstats FUTA-kreditsituation.
Del 3 av formulär 940 beräknar justeringar för delstaternas arbetslöshetsskatter inklusive kreditminskningar. Om du betalat in till en eller flera berättigade statliga arbetslöshetskassor bör du justera det belopp som är skyldigt den federala arbetslösheten.
Del 4 beräknar eventuella förfallna belopp eller underbetalningar för föregående år.
I del 5 redovisas din skatteskuld kvartalsvis om det årliga beloppet är mer än 500 dollar.
I del 6 begärs information om en tredje parts utsedda person (anställd, avlönad skatteberedare eller annan person) som kan tala för ditt företag i denna fråga.
I del 7 krävs din underskrift. Kom ihåg att du bekräftar att allt är sant och korrekt i det här dokumentet.
När du har fastställt hur mycket FUTA-skatt du är skyldig måste du visa hur mycket som redan har betalats och hur mycket som fortfarande är skyldigt. Du är ansvarig för att betala det belopp som fortfarande är skyldigt, vid den tidpunkt då du skickar in blankett 940.
Om du har ytterligare frågor om hur du fyller i IRS Form 940, se IRS Instruktioner för blankett 940.
Betalning av FUTA-skatt
Du kan behöva betala din årliga FUTA-skatt i en eller flera inbetalningar under året, beroende på det belopp du är skyldig. Kontrollera det belopp du är skyldig för FUTA-skatt före slutet av varje kvartal.
Om din FUTA-skatteskuld är 500 dollar eller mindre under ett kvartal överför du den till nästa kvartal och gör en insättning när din skuld är 500 dollar eller mer. Du måste göra en insättning senast den sista dagen i månaden efter kvartalets slut.
Om din totala FUTA-skatteskuld för året är 500 dollar eller mindre kan du betala genom insättning eller med ditt formulär 940 senast den 31 januari.
Du måste göra FUTA-insättningar elektroniskt, genom att använda det elektroniska federala skattebetalningssystemet EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System).
Statsarbetslöshetsskatterna är komplicerade, och varje delstats lagar är olika. Den här artikeln är en allmän översikt, inte detaljerad information om formulär 940. Ta hjälp av en lönetjänst eller en skatteexpert för att fylla i den här blanketten.
.