Hvad er en VPAT, og hvordan bruges den?
En VPAT, eller Voluntary Product Accessibility Template, er et dokument, der gør det muligt for din virksomhed eller organisation at levere en omfattende analyse af din overensstemmelse med tilgængelighedsstandarderne i afsnit 508 i Rehabilitation Act. Dokumentationsskemaet skitserer de vigtigste tilgængelighedskrav og giver leverandøren en struktur til at skitsere niveauet af overensstemmelse og give forklarende bemærkninger. VPAT, der kan fås via indkøbskontorerne, blev udarbejdet af Information Technology Industry Council, således at kontraktansvarlige og andre købere lettere kan foretage foreløbige vurderinger af informationsteknologiske produkter og tjenesteudbud. Den kan være en vigtig del af RFP-processen for enhver organisation (privat eller offentlig), hvor tilgængelighed (og i forlængelse heraf overholdelse af Section 508) er et centralt anliggende.
Med andre ord er VPAT yderst relevant for enhver, der er leverandør af elektronisk og informationsteknologi (EIT), som kan eller vil blive brugt af føderale medarbejdere. Afsnit 508 kræver, at ethvert produkt eller enhver teknologi, der anvendes af føderale medarbejdere, skal være i overensstemmelse med kravene. Hvis dit produkt anvendes af nogen, der direkte eller indirekte er finansieret af staten, er du i forlængelse heraf også finansieret af staten, og bestemmelserne kan gælde for dig. Med andre ord er det meget muligt, ja, faktisk sandsynligt, at din organisation mister forretningsmuligheder ved ikke at være i overensstemmelse med Section 508 eller ved ikke at levere en VPAT, der på korrekt vis beskriver overensstemmelsen.
Da der er mange organisationer, der gør brug af en VPAT til at vurdere leverandørløsninger og -tjenester i indkøbsprocessen, er det vigtigt at huske på, hvordan disse organisationer foretager deres vurderinger, og hvad der kendetegner en god VPAT.
Check Organizational Guidance
Mange organisationer bruger standard VPAT-dokumentet, som kan downloades fra ITIC’s websted. En Word-version af standarddokumentet kan findes online via Microsoft Office Apps. Det er dog vigtigt at se på organisationens vejledning til udfyldelse af en VPAT for at afgøre, om der er foretaget ændringer i skabelonen, og om der kræves yderligere oplysninger, som kan være specifikke for organisationens behov.
Skabelonen kan også være ændret, hvis organisationen er fremsynet og har indarbejdet vejledningen i W3C’s Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) for at være i overensstemmelse med den seneste (januar 2017) “opdatering” af Section 508. Denne opdatering inkorporerer WCAG 2.0-vejledning og har resulteret i bestræbelser på at opdatere den nuværende version af VPAT. Opdateringen er i øjeblikket i kraft fra marts 2017, men overholdelse er ikke obligatorisk før den 18. januar 2018.
Match Terminologi
Organisatorisk vejledning kan også omfatte terminologi. For at gøre det lettere at vurdere dit produkt kan den indkøbende enhed angive det sprog, der skal anvendes i VPAT’en. Ved at skræddersy dit VPAT-svar til organisationens ønskede ordlyd sikrer du, at organisationen er i stand til at foretage sin vurdering i tide. Det viser også, at du er opmærksom på køberens krav og ikke blot sender en forudfyldt formular til alle dine kunder.
Være ærlig
Som med en RFP er der en tendens til at ville minimere eventuelle mangler i dit tilbud, selv om du arbejder aktivt på dem. VPAT’s standardskabelon giver rigeligt med plads til at tilføje bemærkninger. Disse bemærkninger kan skitsere de skridt, du tager for at rette op på situationen, samt sikre, at din organisation ikke holdes ansvarlig, hvis der er kontraktlige formuleringer, der angiver, at din VPAT skal være nøjagtig, ellers kan der tages et retligt skridt. Husk: Hvis dit produkt IKKE passer godt til den pågældende organisation, og virksomheden træffer en dårligt informeret beslutning om at købe dit produkt, kan det være dyrere at opgradere dine tjenester for at levere det, du lovede, end at miste salget.
Vær kortfattet, men grundig
Køberen vil hellere tage din VPAT for pålydende end at foretage en fuld evaluering af dit produkt for at få de oplysninger, han eller hun har brug for. Hvis du ikke giver tilstrækkelige detaljer og bemærkninger (f.eks. hvilke funktioner der findes, og hvordan de understøtter standarden, eller hvilke funktioner der mangler, og som der skal gøres noget ved), vil køberen sandsynligvis lægge din VPAT nederst i bunken. På den anden side er det meningen, at VPAT’en skal give en hurtig første vurdering, og hvis den lyder som “Krig og fred”, er det også et problem. Køberen vil lede efter fuldstændige og præcise oplysninger for at kunne foretage sin vurdering.
Kontakt BoIA for vejledning eller hjælp med din VPAT.