Qu’est-ce qu’un VPAT et comment est-il utilisé ?
Un VPAT, ou modèle d’accessibilité volontaire aux produits, est un document qui permet à votre entreprise ou organisation de fournir une analyse complète de votre conformité aux normes d’accessibilité établies par la section 508 de la loi sur la réhabilitation. Le modèle de documentation décrit les principales exigences en matière d’accessibilité et fournit une structure permettant au fournisseur d’indiquer le niveau de conformité et de formuler des remarques explicatives. Le VPAT, disponible auprès des bureaux des marchés publics, a été créé par le Conseil de l’industrie des technologies de l’information afin que les responsables des marchés publics et autres acheteurs puissent plus facilement effectuer des évaluations préliminaires sur les produits et les offres de services des technologies de l’information. Il peut être un élément essentiel du processus de demande de propositions pour toute organisation (privée ou gouvernementale) où l’accessibilité (et par extension la conformité à la section 508) est une préoccupation majeure.
En d’autres termes, le VPAT est très pertinent pour toute personne qui est un fournisseur de technologies électroniques et de l’information (TIE) qui peuvent ou seront utilisées par les travailleurs fédéraux. La section 508 stipule que tout produit ou technologie utilisé par les employés fédéraux doit être conforme. Si votre produit est utilisé par une personne directement ou indirectement financée par le gouvernement fédéral, vous êtes par extension financé par le gouvernement fédéral et les règlements peuvent s’appliquer à vous. En d’autres termes, il est très possible, en fait probable, que votre organisation perde des opportunités commerciales en n’étant pas conforme à la section 508, ou en ne fournissant pas un VPAT qui décrit correctement leur conformité.
Parce qu’il y a beaucoup d’organisations qui font usage d’un VPAT pour évaluer les solutions et services des fournisseurs dans le processus d’approvisionnement, il est important de garder à l’esprit comment ces organisations font leurs évaluations, et ce qui fait un bon VPAT.
Vérifier les directives de l’organisation
Beaucoup d’organisations utilisent le document VPAT par défaut, qui peut être téléchargé sur le site Web de l’ITIC. Une version Word du document par défaut peut être trouvée en ligne via Microsoft Office Apps. Toutefois, il est important de consulter les orientations de l’organisme pour remplir un VPAT afin de déterminer si des modifications ont été apportées au modèle et si des informations supplémentaires sont demandées qui pourraient être spécifiques aux besoins de l’organisme.
Le modèle pourrait également être modifié si l’organisme est avant-gardiste et a intégré les orientations des Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) du W3C afin d’être conforme à la récente (janvier 2017) » mise à jour » de la section 508. Cette actualisation intègre les directives WCAG 2.0 et a entraîné des efforts pour mettre à jour la version actuelle du VPAT. Le rafraîchissement est actuellement en vigueur, depuis mars 2017, mais la conformité n’est pas obligatoire avant le 18 janvier 2018.
Correspondance de la terminologie
Les directives organisationnelles pourraient également inclure la terminologie. Afin d’évaluer plus facilement votre produit, l’entité acheteuse pourrait préciser la langue à utiliser dans le VPAT. En adaptant votre réponse au VPAT à la formulation demandée par l’organisation, vous vous assurez que cette dernière est en mesure de faire son évaluation en temps opportun. Cela montre également que vous prêtez attention aux exigences de l’acheteur et que vous ne vous contentez pas d’envoyer un formulaire pré-rempli à tous vos clients.
Soyez honnête
Comme pour une demande de propositions, on a tendance à vouloir minimiser les lacunes de votre offre, même si vous y travaillez activement. Le modèle par défaut du VPAT offre suffisamment d’espace pour ajouter des remarques. Ces remarques peuvent décrire les mesures que vous prenez pour rectifier la situation et garantir que votre organisation n’est pas tenue responsable si un contrat stipule que votre VPAT doit être exact, faute de quoi un recours juridique pourrait être engagé. N’oubliez pas : si votre produit ne convient PAS à l’organisation en question et que l’entreprise prend une décision mal informée d’acheter votre produit, la mise à niveau de vos services pour fournir ce que vous avez promis pourrait coûter plus cher que de perdre la vente.
Soyez bref, mais approfondi
L’acheteur préférera prendre votre VPAT pour argent comptant plutôt que d’effectuer une évaluation complète de votre produit pour obtenir les informations dont il a besoin. Si vous ne fournissez pas de détails et de remarques adéquats (tels que les caractéristiques existantes et la manière dont elles soutiennent la norme, ou les caractéristiques manquantes et devant être traitées), l’acheteur mettra probablement votre VPAT au bas de la pile. D’autre part, le VPAT est censé fournir une évaluation initiale rapide, et s’il se lit comme « Guerre et Paix », c’est aussi un problème. L’acheteur cherchera des informations complètes et concises pour faire son évaluation.
Contactez BoIA pour obtenir des conseils ou de l’aide pour votre VPAT.