Vad är en VPAT och hur används den?
En VPAT, Voluntary Product Accessibility Template, är ett dokument som gör det möjligt för ditt företag eller din organisation att tillhandahålla en omfattande analys av din överensstämmelse med tillgänglighetsstandarderna i avsnitt 508 i Rehabilitation Act. Dokumentationsmallen beskriver de viktigaste tillgänglighetskraven och ger leverantören en struktur för att beskriva graden av överensstämmelse och ge förklarande kommentarer. VPAT, som är tillgänglig via upphandlingsbyråer, skapades av Information Technology Industry Council för att upphandlande tjänstemän och andra köpare lättare ska kunna göra preliminära bedömningar av informationstekniska produkter och tjänster. Den kan vara en viktig del av förfrågningsunderlaget för alla organisationer (privata eller statliga) där tillgänglighet (och i förlängningen efterlevnad av avsnitt 508) är en viktig fråga.
Med andra ord är VPAT mycket relevant för alla som är leverantörer av elektronisk och informationsteknologi (EIT) som kan eller kommer att användas av federala anställda. Enligt avsnitt 508 måste alla produkter och all teknik som används av federala anställda uppfylla kraven. Om din produkt används av någon som direkt eller indirekt är federalt finansierad är du i förlängningen federalt finansierad och bestämmelserna kan gälla dig. Med andra ord är det mycket möjligt, och till och med troligt, att din organisation förlorar affärsmöjligheter genom att inte uppfylla kraven i avsnitt 508 eller genom att inte tillhandahålla en VPAT som på ett korrekt sätt beskriver efterlevnaden.
Då det finns många organisationer som använder sig av en VPAT för att bedöma leverantörslösningar och tjänster i upphandlingsprocessen, är det viktigt att komma ihåg hur dessa organisationer gör sina bedömningar och vad som kännetecknar en bra VPAT.
Check Organizational Guidance
Många organisationer använder sig av standarddokumentet för VPAT, som kan laddas ner från ITIC:s webbplats. En Word-version av standarddokumentet finns online via Microsoft Office Apps. Det är dock viktigt att titta på organisationens vägledning för att fylla i en VPAT för att avgöra om några ändringar har gjorts i mallen och om ytterligare information begärs som kan vara specifik för organisationens behov.
Mallen kan också ändras om organisationen är framsynt och har införlivat vägledningen i W3C:s riktlinjer för tillgänglighet till webbinnehåll (WCAG) för att vara förenlig med den nyligen (januari 2017) genomförda ”uppdateringen” av avsnitt 508. Denna uppdatering omfattar WCAG 2.0-vägledning och har resulterat i insatser för att uppdatera den nuvarande versionen av VPAT. Uppdateringen är för närvarande i kraft från och med mars 2017, men överensstämmelse är inte obligatorisk förrän den 18 januari 2018.
Match terminologi
Organisatorisk vägledning kan också omfatta terminologi. För att lättare kunna bedöma din produkt kan den upphandlande enheten ange vilket språk som ska användas i VPAT. Genom att anpassa ditt VPAT-svar till organisationens begärda formulering säkerställer du att organisationen kan göra sin bedömning i tid. Det visar också att ni uppmärksammar köparens krav och inte bara skickar ett förfyllt formulär till alla era kunder.
Var ärlig
Som i ett förfrågningsunderlag finns det en tendens att vilja minimera eventuella brister i ert erbjudande, även om ni arbetar aktivt med dem. I VPAT:s standardmall finns det gott om utrymme för att lägga till kommentarer. Dessa anmärkningar kan beskriva de åtgärder som ni vidtar för att rätta till situationen, samt se till att er organisation inte hålls ansvarig om det finns en avtalsformulering som anger att er VPAT måste vara korrekt, annars kan en rättslig prövning göras. Kom ihåg: Om din produkt INTE passar organisationen i fråga och företaget fattar ett dåligt informerat beslut om att köpa din produkt, kan det bli dyrare att uppgradera dina tjänster för att leverera det du lovade än att förlora försäljningen.
Var kortfattad, men grundlig
Köparen tar hellre din VPAT för vad den är värd än att göra en fullständig utvärdering av din produkt för att få den information han eller hon behöver. Om du inte ger tillräckliga detaljer och kommentarer (t.ex. vilka funktioner som finns och hur de stöder standarden, eller vilka funktioner som saknas och måste åtgärdas) kommer köparen sannolikt att lägga din VPAT längst ner i högen. Å andra sidan är VPAT avsedd att ge en snabb första bedömning, och om den läser som ”Krig och fred” är detta också ett problem. Köparen kommer att leta efter fullständig och kortfattad information för att kunna göra sin bedömning.
Kontakta BoIA för vägledning eller hjälp med din VPAT.