Was ist eine VPAT und wie wird sie verwendet?
Ein VPAT (Voluntary Product Accessibility Template) ist ein Dokument, das es Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation ermöglicht, eine umfassende Analyse Ihrer Konformität mit den Zugänglichkeitsstandards gemäß Abschnitt 508 des Rehabilitationsgesetzes vorzulegen. Die Dokumentationsvorlage umreißt die wichtigsten Zugänglichkeitsanforderungen und bietet eine Struktur für den Anbieter, um den Grad der Konformität zu beschreiben und erläuternde Anmerkungen zu machen. Die VPAT, die bei den Beschaffungsämtern erhältlich ist, wurde vom Information Technology Industry Council entwickelt, damit Beamte des öffentlichen Dienstes und andere Einkäufer leichter eine vorläufige Bewertung von Produkten und Dienstleistungen der Informationstechnologie vornehmen können. Er kann ein wichtiger Bestandteil des Ausschreibungsverfahrens für jede Organisation (privat oder staatlich) sein, bei der Barrierefreiheit (und damit die Einhaltung von Abschnitt 508) ein zentrales Anliegen ist.
Mit anderen Worten, der VPAT ist für jeden Anbieter von elektronischer und Informationstechnologie (EIT), die von Bundesbediensteten genutzt werden kann oder wird, von großer Bedeutung. Abschnitt 508 schreibt vor, dass alle Produkte oder Technologien, die von Bundesbediensteten verwendet werden, den Anforderungen entsprechen müssen. Wenn Ihr Produkt von jemandem verwendet wird, der direkt oder indirekt mit Bundesmitteln finanziert wird, werden Sie auch mit Bundesmitteln finanziert, und die Vorschriften können für Sie gelten. Mit anderen Worten: Es ist sehr gut möglich, ja sogar wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen Geschäftsmöglichkeiten verliert, weil es die Bestimmungen von Abschnitt 508 nicht einhält oder keine VPAT vorlegt, die die Einhaltung der Bestimmungen korrekt beschreibt.
Da es viele Organisationen gibt, die eine VPAT verwenden, um Anbieterlösungen und -dienstleistungen im Beschaffungsprozess zu bewerten, ist es wichtig, sich zu vergegenwärtigen, wie diese Organisationen ihre Bewertungen vornehmen und was eine gute VPAT ausmacht.
Prüfen Sie die organisatorischen Richtlinien
Viele Organisationen verwenden das Standard-VPAT-Dokument, das von der Website des ITIC heruntergeladen werden kann. Eine Word-Version des Standarddokuments kann online über Microsoft Office Apps gefunden werden. Es ist jedoch wichtig, sich die Leitlinien der Organisation für das Ausfüllen eines VPAT anzusehen, um festzustellen, ob Änderungen an der Vorlage vorgenommen wurden und ob zusätzliche Informationen angefordert werden, die für die Bedürfnisse der Organisation spezifisch sind.
Die Vorlage kann auch geändert werden, wenn die Organisation vorausschauend ist und die Leitlinien der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) des W3C berücksichtigt hat, um mit der jüngsten (Januar 2017) „Aktualisierung“ von Abschnitt 508 konform zu sein. Diese Auffrischung umfasst die WCAG 2.0-Anleitung und hat zu Bemühungen geführt, die aktuelle Version von VPAT zu aktualisieren. Die Aktualisierung ist seit März 2017 in Kraft, aber die Einhaltung ist erst ab dem 18. Januar 2018 verpflichtend.
Terminologie anpassen
Organisationsrichtlinien können auch Terminologie enthalten. Um Ihr Produkt leichter beurteilen zu können, könnte die einkaufende Stelle die Sprache vorgeben, die in der VPAT verwendet werden soll. Indem Sie Ihre VPAT-Antwort auf den von der Organisation geforderten Wortlaut abstimmen, stellen Sie sicher, dass die Organisation in der Lage ist, ihre Bewertung zeitnah vorzunehmen. Es zeigt auch, dass Sie die Anforderungen des Auftraggebers beachten und nicht einfach ein vorausgefülltes Formular an alle Ihre Kunden schicken.
Sein Sie ehrlich
Wie bei einer Ausschreibung besteht die Tendenz, Mängel in Ihrem Angebot zu minimieren, selbst wenn Sie aktiv daran arbeiten. Die VPAT-Standardvorlage bietet reichlich Platz für Bemerkungen. Diese Anmerkungen können die Schritte beschreiben, die Sie unternehmen, um die Situation zu bereinigen, und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen nicht haftbar gemacht wird, wenn es eine Vertragsklausel gibt, die besagt, dass Ihre VPAT korrekt sein muss, da sonst rechtliche Schritte eingeleitet werden könnten. Denken Sie daran: Wenn Ihr Produkt für das betreffende Unternehmen NICHT geeignet ist und das Unternehmen eine schlecht informierte Entscheidung zum Kauf Ihres Produkts trifft, könnte eine Nachbesserung Ihrer Dienstleistungen, um das zu liefern, was Sie versprochen haben, teurer sein als der Verlust des Verkaufs.
Fassen Sie sich kurz, aber gründlich
Der Käufer würde Ihre VPAT lieber für bare Münze nehmen, als eine vollständige Bewertung Ihres Produkts durchzuführen, um die benötigten Informationen zu erhalten. Wenn Sie keine ausreichenden Details und Bemerkungen liefern (z. B. welche Merkmale vorhanden sind und wie sie die Norm unterstützen oder welche Merkmale fehlen und nachgearbeitet werden müssen), wird der Einkäufer Ihre VPAT wahrscheinlich ganz unten auf den Stapel legen. Andererseits ist die VPAT für eine schnelle erste Einschätzung gedacht, und wenn sie sich wie „Krieg und Frieden“ liest, ist auch das ein Problem. Der Einkäufer wird nach vollständigen, prägnanten Informationen suchen, um seine Bewertung vornehmen zu können.
Wenden Sie sich an BoIA, wenn Sie Beratung oder Hilfe bei Ihrem VPAT benötigen.