Cos’è un VPAT e come si usa?
Un VPAT, o Voluntary Product Accessibility Template, è un documento che permette alla vostra azienda o organizzazione di fornire un’analisi completa della vostra conformità agli standard di accessibilità stabiliti dalla Sezione 508 del Rehabilitation Act. Il modello di documentazione delinea i requisiti chiave di accessibilità e fornisce una struttura per il fornitore per delineare il livello di conformità e fornire osservazioni esplicative. Il VPAT, disponibile attraverso gli uffici di approvvigionamento, è stato creato dall’Information Technology Industry Council in modo che i funzionari addetti agli appalti e altri acquirenti possano fare più facilmente delle valutazioni preliminari sui prodotti informatici e sulle offerte di servizi. Può essere una componente critica del processo RFP per qualsiasi organizzazione (privata o governativa) dove l’accessibilità (e per estensione la conformità alla Sezione 508) è una preoccupazione chiave.
In altre parole, il VPAT è altamente rilevante per chiunque sia un fornitore di tecnologia elettronica e informatica (EIT) che può essere o sarà usata dai lavoratori federali. La sezione 508 impone che qualsiasi prodotto o tecnologia usata dai dipendenti federali sia conforme. Se il vostro prodotto viene usato da qualcuno direttamente o indirettamente finanziato a livello federale, siete per estensione finanziati a livello federale e i regolamenti potrebbero applicarsi a voi. In altre parole, è molto possibile, anzi probabile, che la vostra organizzazione stia perdendo opportunità di business non essendo conforme alla Sezione 508, o non fornendo un VPAT che delinea correttamente la loro conformità.
Poiché ci sono molte organizzazioni che fanno uso di una VPAT per valutare le soluzioni e i servizi dei fornitori nel processo di approvvigionamento, è importante tenere a mente come queste organizzazioni fanno le loro valutazioni, e cosa rende una buona VPAT.
Controlla la guida dell’organizzazione
Molte organizzazioni usano il documento VPAT predefinito, che può essere scaricato dal sito web dell’ITIC. Una versione Word del documento predefinito può essere trovata online attraverso Microsoft Office Apps. Tuttavia, è importante guardare la guida dell’organizzazione per completare una VPAT per determinare se sono state apportate modifiche al modello, e se sono richieste informazioni aggiuntive che potrebbero essere specifiche per le esigenze dell’organizzazione.
Il modello potrebbe anche essere modificato se l’organizzazione è lungimirante e ha incorporato la guida delle Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) del W3C per essere conforme al recente (gennaio 2017) “aggiornamento” della Sezione 508. Questo aggiornamento incorpora la guida WCAG 2.0 e ha portato a sforzi per aggiornare l’attuale versione di VPAT. Il refresh è attualmente in vigore, a partire da marzo 2017, ma la conformità non è obbligatoria fino al 18 gennaio 2018.
Terminologia corrispondente
La guida organizzativa potrebbe anche includere la terminologia. Al fine di valutare più facilmente il vostro prodotto, l’ente acquirente potrebbe specificare la lingua da utilizzare nel VPAT. Adattando la vostra risposta VPAT alla formulazione richiesta dall’organizzazione, vi assicurate che l’organizzazione sia in grado di fare la sua valutazione in modo tempestivo. Dimostra anche che state prestando attenzione ai requisiti dell’acquirente, e non semplicemente inviando un modulo precompilato a tutti i vostri clienti.
Siate onesti
Come per una RFP, c’è la tendenza a voler minimizzare qualsiasi carenza nella vostra offerta, anche se ci state lavorando attivamente. Il modello predefinito del VPAT fornisce ampio spazio per aggiungere osservazioni. Queste osservazioni possono delineare i passi che state facendo per rettificare la situazione, così come assicurare che la vostra organizzazione non sia ritenuta responsabile se c’è un linguaggio contrattuale che afferma che il vostro VPAT deve essere accurato o potrebbe essere intrapreso un ricorso legale. Ricorda: se il tuo prodotto NON è adatto all’organizzazione in questione, e l’azienda prende una decisione mal informata di acquistare il tuo prodotto, aggiornare i tuoi servizi per fornire ciò che hai promesso potrebbe essere più costoso che perdere la vendita.
Breve, ma completo
L’acquirente preferisce prendere il tuo VPAT al valore nominale piuttosto che eseguire una valutazione completa del tuo prodotto per ottenere le informazioni di cui ha bisogno. Se non fornite dettagli e osservazioni adeguate (come ad esempio quali caratteristiche esistono e come supportano lo standard, o quali caratteristiche mancano e devono essere affrontate), l’acquirente probabilmente metterà il vostro VPAT in fondo alla pila. D’altra parte, il VPAT è destinato a fornire una rapida valutazione iniziale, e se si legge come “Guerra e Pace”, anche questo è un problema. L’acquirente cercherà informazioni complete e concise per fare la sua valutazione.
Contattate la BoIA per una guida o un aiuto con la vostra VPAT.