Wat is een VPAT en hoe wordt het gebruikt?
Een VPAT, of Voluntary Product Accessibility Template, is een document waarmee uw bedrijf of organisatie een uitgebreide analyse kan geven van de mate waarin het voldoet aan de toegankelijkheidsnormen die zijn vastgelegd in Section 508 van de Rehabilitation Act. Het documentatiesjabloon geeft een overzicht van de belangrijkste toegankelijkheidsvereisten en biedt de verkoper een structuur om het niveau van conformiteit te schetsen en toelichtingen te geven. De VPAT, die verkrijgbaar is bij de aankoopdiensten, werd opgesteld door de Information Technology Industry Council, zodat aanbestedende diensten en andere inkopers gemakkelijker een voorafgaande beoordeling kunnen maken van het aanbod van informatietechnologieproducten en -diensten. Het kan een essentieel onderdeel zijn van het RFP-proces voor elke organisatie (particulier of overheid) waar toegankelijkheid (en in het verlengde daarvan Sectie 508 naleving) een belangrijk punt van zorg is.
Met andere woorden, de VPAT is zeer relevant voor iedereen die een leverancier is van elektronische en informatietechnologie (EIT) die kan of zal worden gebruikt door federale werknemers. Sectie 508 mandateert dat elk product of technologie die door federale werknemers wordt gebruikt, aan de eisen moet voldoen. Als uw product wordt gebruikt door iemand die direct of indirect federaal wordt gefinancierd, bent u bij uitbreiding federaal gefinancierd en kunnen de voorschriften op u van toepassing zijn. Met andere woorden, het is heel goed mogelijk, in feite waarschijnlijk, dat uw organisatie zakelijke kansen misloopt door niet te voldoen aan Sectie 508, of door geen VPAT te leveren waarin hun naleving goed wordt beschreven.
Omdat er veel organisaties zijn die gebruik maken van een VPAT om oplossingen en diensten van leveranciers te beoordelen in het inkoopproces, is het belangrijk om in gedachten te houden hoe deze organisaties hun beoordelingen maken, en wat een goede VPAT maakt.
Check Organizational Guidance
Veel organisaties gebruiken het standaard VPAT-document, dat kan worden gedownload van de ITIC-website. Een Word-versie van het standaarddocument kan online worden gevonden via Microsoft Office Apps. Het is echter belangrijk om te kijken naar de richtlijnen van de organisatie voor het invullen van een VPAT om te bepalen of er wijzigingen zijn aangebracht in het sjabloon, en of er aanvullende informatie wordt gevraagd die mogelijk specifiek is voor de behoeften van de organisatie.
Het sjabloon kan ook worden gewijzigd als de organisatie vooruitstrevend is en de richtlijnen van W3C’s Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) heeft opgenomen om te voldoen aan de recente (januari 2017) “refresh” van Sectie 508. Deze refresh omvat WCAG 2.0-richtlijnen en heeft geleid tot inspanningen om de huidige versie van VPAT bij te werken. De refresh is momenteel van kracht, vanaf maart 2017, maar naleving is niet verplicht tot 18 januari 2018.
Match Terminologie
Organisatorische begeleiding kan ook terminologie bevatten. Om uw product gemakkelijker te kunnen beoordelen, kan de inkopende entiteit de taal specificeren die in de VPAT moet worden gebruikt. Door uw VPAT-antwoord af te stemmen op de door de organisatie gevraagde bewoordingen, zorgt u ervoor dat de organisatie in staat is haar beoordeling tijdig te maken. Het laat ook zien dat u aandacht besteedt aan de eisen van de inkoper, en niet simpelweg een vooraf ingevuld formulier naar al uw klanten stuurt.
Ben eerlijk
Zoals bij een RFP is er de neiging om eventuele tekortkomingen in uw aanbod te willen minimaliseren, zelfs als u er actief mee bezig bent. Het standaard VPAT sjabloon biedt voldoende ruimte om opmerkingen toe te voegen. Deze opmerkingen kunnen de stappen schetsen die u onderneemt om de situatie recht te zetten, en er tevens voor zorgen dat uw organisatie niet aansprakelijk wordt gesteld indien er contractuele bepalingen zijn die stellen dat uw VPAT accuraat moet zijn of dat er een rechtszaak kan worden aangespannen. Vergeet niet: Als uw product NIET goed past bij de organisatie in kwestie, en het bedrijf neemt een slecht geïnformeerde beslissing om uw product te kopen, kan het upgraden van uw diensten om te leveren wat u hebt beloofd duurder zijn dan het verliezen van de verkoop.
Be Brief, But Thorough
De koper zou liever uw VPAT op de nominale waarde nemen dan een volledige evaluatie van uw product uit te voeren om de informatie te krijgen die hij of zij nodig heeft. Als u niet voldoende details en opmerkingen geeft (zoals welke kenmerken er zijn en hoe ze de norm ondersteunen, of welke kenmerken ontbreken en moeten worden aangepakt), zal de koper uw VPAT waarschijnlijk onderop de stapel leggen. Aan de andere kant is de VPAT bedoeld om een snelle eerste beoordeling te geven, en als het leest als “Oorlog en Vrede”, is dit ook een probleem. De koper zal op zoek zijn naar volledige, beknopte informatie om zijn/haar beoordeling te maken.
Contacteer BoIA voor begeleiding of hulp bij uw VPAT.