Mikä on VPAT ja miten sitä käytetään?
VPAT eli Voluntary Product Accessibility Template (vapaaehtoinen tuotteen saavutettavuusmalli) on asiakirja, jonka avulla yrityksesi tai organisaatiosi voi esittää kattavan analyysin siitä, kuinka hyvin noudatat kuntoutuslain 508 §:ssä asetettuja saavutettavuusstandardeja. Asiakirjamallissa hahmotellaan keskeiset esteettömyysvaatimukset ja tarjotaan myyjälle rakenne, jonka avulla myyjä voi hahmotella vaatimustenmukaisuuden tason ja antaa selventäviä huomautuksia. Tietotekniikan teollisuusneuvosto (Information Technology Industry Council) on luonut VPAT:n, joka on saatavissa hankintatoimistoista, jotta hankintaviranomaiset ja muut ostajat voivat helpommin tehdä alustavia arvioita tietotekniikkatuotteista ja palvelutarjonnasta. Se voi olla kriittinen osa tarjouspyyntöprosessia kaikille organisaatioille (yksityisille tai julkishallinnon organisaatioille), joissa esteettömyys (ja sitä kautta pykälän 508 vaatimustenmukaisuus) on keskeinen huolenaihe.
Toisin sanoen VPAT on erittäin tärkeä kaikille niille, jotka tarjoavat liittovaltion työntekijöiden käyttämää tai käyttämää sähköistä ja tietotekniikkaa (EIT). Pykälässä 508 määrätään, että kaikkien liittovaltion työntekijöiden käyttämien tuotteiden tai teknologian on oltava vaatimusten mukaisia. Jos joku suoraan tai epäsuorasti liittovaltion rahoittama henkilö käyttää tuotteitasi, olet itsekin liittovaltion rahoittama, ja määräyksiä saatetaan soveltaa sinuun. Toisin sanoen on hyvin mahdollista, jopa todennäköistä, että organisaatiosi menettää liiketoimintamahdollisuuksia, koska se ei ole Section 508 -standardin mukainen tai koska se ei tarjoa VPAT-asiakirjaa, jossa vaatimustenmukaisuus kuvataan asianmukaisesti.
Koska monet organisaatiot käyttävät VPAT-asiakirjaa arvioidessaan toimittajien ratkaisuja ja palveluja hankintaprosessissa, on tärkeää pitää mielessä, miten nämä organisaatiot tekevät arvionsa ja millainen on hyvä VPAT-asiakirja.
Tarkista organisaation ohjeet
Monet organisaatiot käyttävät oletusarvoista VPAT-asiakirjaa, joka on ladattavissa tietotekniikan tietotekniikkainstituutin (ITIC) verkkosivustolta. Word-versio oletusasiakirjasta löytyy verkosta Microsoft Office Appsin kautta. On kuitenkin tärkeää tutustua organisaation ohjeisiin VPAT-asiakirjan täyttämiseksi, jotta voidaan selvittää, onko malliin tehty muutoksia ja pyydetäänkö siihen lisätietoja, jotka saattavat olla organisaation tarpeisiin sopivia.
Mallia saatetaan myös muuttaa, jos organisaatio on ennakoiva ja on ottanut käyttöön W3C:n Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) -ohjeet, jotta se olisi 508 pykälän hiljattaisen (tammikuu 2017) ”päivityksen” mukainen. Tämä päivitys sisältää WCAG 2.0 -ohjeet, minkä vuoksi VPAT:n nykyistä versiota on pyritty päivittämään. Päivitys on tällä hetkellä voimassa maaliskuusta 2017 alkaen, mutta sen noudattaminen on pakollista vasta 18. tammikuuta 2018.
Terminologian yhteensovittaminen
Organisaatioiden ohjeistukseen voi sisältyä myös terminologiaa. Jotta tuotteen arviointi olisi helpompaa, hankintayksikkö saattaa määritellä VPAT:ssa käytettävän kielen. Räätälöimällä VPAT-vastauksesi organisaation pyytämän sanamuodon mukaan varmistat, että organisaatio pystyy tekemään arvionsa ajoissa. Se osoittaa myös, että kiinnität huomiota ostajan vaatimuksiin etkä vain lähetä esitäytettyä lomaketta kaikille asiakkaillesi.
Ole rehellinen
Kuten tarjouspyynnössä, on taipumusta haluta vähätellä tarjouksessasi olevia puutteita, vaikka työskentelisitkin aktiivisesti niiden parissa. VPAT:n oletusmallissa on runsaasti tilaa huomautusten lisäämiselle. Näissä huomautuksissa voidaan hahmotella toimenpiteet, joihin ryhdyt tilanteen korjaamiseksi, sekä varmistaa, että organisaatiotasi ei pidetä vastuullisena, jos sopimuskielessä määrätään, että VPAT-asiakirjan on oltava täsmällinen, muutoin voidaan ryhtyä oikeustoimiin. Muista: Jos tuotteesi EI sovi kyseiselle organisaatiolle ja yritys tekee huonosti perustellun päätöksen ostaa tuotteesi, palvelujesi päivittäminen lupaamasi täyttämiseksi voi tulla kalliimmaksi kuin kaupan menettäminen.
Ole lyhyt, mutta perusteellinen
Ostajan on mieluummin otettava VPAT-arviointitietosi nimellisarvoonsa kuin suoritettava tuotteesi täydellinen arviointi saadakseen tarvitsemansa tiedot. Jos et anna riittäviä yksityiskohtia ja huomautuksia (kuten mitä ominaisuuksia on olemassa ja miten ne tukevat standardia, tai mitä ominaisuuksia puuttuu ja mitä on korjattava), ostaja laittaa VPAT-asiakirjasi todennäköisesti pinon pohjalle. Toisaalta VPAT:n on tarkoitus antaa nopea ensiarviointi, ja jos se on kuin ”Sota ja rauha”, sekin on ongelma. Ostaja etsii täydellistä ja tiivistä tietoa tehdäkseen arvionsa.
Ota yhteyttä BoIA:han saadaksesi opastusta tai apua VPAT:n kanssa.